О развитии архивного дела Павлодарской области за 2018 год

Руководствуясь Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» архивные учреждения Павлодарской области последовательно осуществляли дальнейшее развитие архивного дела и документообразования. 

Проведено 11 заседаний экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), где рассмотрено 359 вопросов, утверждено 12085 единиц хранения (ед.хр.) управленческой документации, 2390 ед.хр. научно-технической документации, 491 ед.хр./671 документов личного происхождения, согласовано 6167 ед.хр. по личному составу.

Состоялось 3 заседания методической комиссии.

Заместителем руководителя управления культуры, архивов и документации Павлодарской области Башировой Гульзирой Каирбергеновной принято участие в 19-ой Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов состоится в г. Варшаве (Республика Польша) по приглашению Генеральной дирекции государственных архивов в период с 11 по 15 июня 2018 года.  

В период с 14 по 16 ноября 2018 года руководителем отдела архивов и документации Абильденовым С.К., совместно с заместителем руководителя КГУ «Государственный архив Павлодарской области» Макажановой К.Г. и руководителем КГУ «Павлодарский городской архив по личному составу» Сулейменовой С.Б. осуществлен выезд в город Астана, для участия в Республиканской научно- практической конференции «Цифровизация архивов: новая траектория развития» проходившей в Национальном архиве Республики Казахстан.

Отделом архивной деятельности управления культуры, архивов и документации области  подготовлены и направлены в департамент архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан:

сведения о составе и объеме фондов по состоянию на 1 января 2018 года, сводный паспорт архивных учреждений области;

Предложения в Перечень документов, образующихся в деятельности центрального аппарата, Агентства  Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции и его территориальных департаментов, Академии государственного управления при Президенте Республики Казахстан и Акционерного общества  «Национальный центр по управлению персоналом государственной службы», с указанием сроков хранения;

Предложения в Перечень документов, образующихся в деятельности центрального аппарата и подведомственных организаций Медицинского центра Управления Делами Президента Республики Казахстан, с указанием сроков хранения и другие.

Деятельность архивных учреждений в области обеспечения сохранности документов организована с учетом требований Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных  Постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года № 576.

Противопожарный режим в архивохранилищах архивных учреждений области регламентировался существующим законодательством в области пожарной безопасности.

Государственный учёт документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в архивных учреждениях области осуществлялся на основе принципов централизации, унификации, регулярности, полноты и достоверности. По мере поступления документов на государственное хранение архивными учреждениями области велись основные и вспомогательные учетные документы.

Проводился комплекс работ по установлению фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и восстановлению технического и физико-химического состояния документов.

Основное внимание уделялось обеспечению сохранности документов, качественному формированию Национального архивного фонда Республики Казахстан, повышению качества отбора документов на государственное хранение, улучшению деятельности экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), укреплению её взаимосвязи с экспертными комиссиями учреждений, организаций и предприятий области – источников комплектования.

Проводилось научное описание управленческой документации, фото-, видеодокументов, документов личного происхождения, а также по личному составу.

Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) утверждены и согласованы описи на документы потенциальных и непотенциальных источников комплектования учреждений области:

Государственными архивами области проводилась плановая работа по приему документов на государственное хранение.

Работа с ведомственными архивами организовывалась проведением семинаров-совещаний по вопросам документирования и управления документацией.

Завершена комплексная работа по паспортизации ведомственных учреждений, организаций, предприятий, хранящих управленческую документацию, аудио, видео, фонодокументы, научно-техническую документацию.

Архивными учреждениями области даны консультации работникам делопроизводственных служб учреждений и организаций области, специалистам сельских округов районов по вопросам документирования и управления документацией, проведения научно-технической обработки документов.

Продолжалась работа над повышением информатизации архивных фондов. 

За 2018 год зарегистрировано 82 обращения к системе каталогов госархива области, автоматизированным указателям и справочникам, из них 26 отрицательных.      

Проводилась работа по ведению автоматизированных указателей в рамках программы Word и Excel:

«Решения местных органов государственной власти и государственного управления» – просмотрено 390 дел, сделано 6494 записи;

«Тематические запросы» – сделано 432 записи/120 скан.,

«О польских гражданах, проживавших в Павлодарской области в годы Великой Отечественной войны» – сделано 290 записей по 9 делам;

«Персоналии» – сделано 23 дел/324 зап.

Всего по названным выше автоматизированным указателям внесено 7540 записей по 422 делам;

Велась работа над подготовкой Путеводителя по фондам Государственного архива Павлодарской области (составление, уточнение характеристик фондов, редактирование, составление списка неаннотированных фондов, работа по замечаниям редакторов).

Проводилась работа по подготовке НСА к оцифровке (набор заголовков дел по описям в формате EXCEL) – набрано 29257 заголовков, также сотрудники отдела участвовали в работе по подшивке дел, расшитых для сканирования.

Расширение информационного пространства и удовлетворения пользователей ретроспективной архивной информацией обеспечивалось проведением информационных мероприятий. Ключевыми задачи проведенных мероприятий было направлено на воспитание казахстанского патриотизма, духовно-нравственных ценностей у подрастающего поколения, реализации Концепции укрепления и развития казахстанской идентичности и единства, а также общенациональной патриотической идеи «Мәңгілік Ел».

Продолжена работа по наполнению статической информацией официального сайта госархива области.

Также в течение отчетного периода архивными учреждениями области проведены фотодокументальные выставки, в том числе госархивом области и его отделами:

фотодокументальная выставка «Павлодар облысына — 80 жыл. Павлодарской области — 80 лет», посвященная 80-летию со дня образования Павлодарской области;

 «Осылай басталған едi» из истории газеты «Сарыарка самалы» в фойе Дома журналиста г. Павлодара;

«Из истории газеты «Звезда Прииртышья» в фойе Дома журналиста г. Павлодара;

«Документы на латинице из истории развития печати в Павлодарской области» в фойе Дома журналиста г. Павлодара;

фотодокументальная выставка «Біздіӊ ортақ Жеӊісіміз! Это наша общая Победа!», посвященная 73-ей годовщине Победы в Великой Отечественной войне;

виртуальная выставка на официальном сайте облгосархива «Азалы жылдар», посвященная Дню памяти жертв политических репрессий.

Выпущены в эфир радиопередачи и телепередачи:

Макажановой К.Г. «О необходимости дальнейшего совершенствования

действующей нормативно-правовой базы архивной отрасли Республики Казахстан» в Сборнике материалов научно-практической конференции «Цифровизация архива: новая траектория развития». — Астана, 2018. – с. 99;

Кубик Н.А. «О работе Государственного архива Павлодарской области с документами личного происхождения» в Сборнике материалов научно-практической конференции «Цифровизация архива: новая траектория развития». — Астана, 2018. – с. 86;

Кубик Н.А. «О рассекреченных документах фонда Павлодарской областной прокуратуры Государственного архива Павлодарской области» в журнале «Қазақстан архивтерi». – 2018. — № 3 (47). – с. 45;

Опубликованы статьи в республиканских журналах, областных газетах «Сарыарқа самалы», «Звезда Прииртышья», городских и районных газетах.

Заинтересованным организациям подготовлены и направлены инициативно-информационные документы.

Проведены экскурсий, школьные уроки для студентов колледжей и ВУЗов области.

Удовлетворение запросов пользователей архивной информацией обеспечивалось исполнением тематических и запросов социально-правового характера.

В течение года к источниковой базе и информационному ресурсу государственных архивов обращались исследователи.

Рост общественного интереса к историко-культурному документальному наследию удовлетворяется посредством проведения 277 информационно-познавательных мероприятий.